Guida al Gestionale Crediti

Serve a una cosa sola: sapere, per ogni cliente, quanto credito ha ancora, mettendo insieme quello che ha comprato al Centro Ines e le lezioni che ha fatto su Acuity. Fa i conti da solo: tu controlli e confermi.

Il lavoro di ogni mese

Carica i file. Premi 📂 Carica file del mese. Servono due file: il rapportino del Centro Ines (il PDF) e l'export delle lezioni di Acuity (CSV). Scegli prima il mese in alto a destra.
Risolvi i dubbi. Nella scheda “Da risolvere” il gestionale ti mostra solo i casi in cui non è sicuro (un nome che non riconosce, una lezione fatta due volte, una cifra che non torna). Per ognuno scegli una risposta e conferma. Quando non ce ne sono più, puoi andare avanti.
Registra. Nella scheda “Chiusura mese” premi Registra. Da qui i saldi dei clienti sono aggiornati e le email ai clienti usano questi saldi. Il mese resta aperto: puoi caricare altri file e registrare le righe nuove quando vuoi.
Chiudi e fattura (solo a fine mese). Quando hai tutto e sei sicura che sia a posto, premi Chiudi il mese e scrivi numero, data e importo della fattura. Dopo la chiusura il mese non si può più toccare.

A metà mese (anche ogni settimana)

Non serve aspettare la fine del mese. Puoi caricare un export di Acuity nuovo ogni settimana, e il rapportino del Centro quando lo ricevi.

Carica solo il file nuovo (anche uno solo dei due). Le righe già registrate vengono riconosciute e saltate: non si contano due volte.
Risolvi gli eventuali dubbi, poi nella scheda “Chiusura mese” premi Registra le nuove righe.
Registra subito dopo aver caricato: così i saldi che vedi e le email ai clienti dicono la stessa cosa.

Attenzione: finché non carichi il rapportino del Centro, i pacchetti che i clienti hanno appena comprato non risultano. Un cliente può sembrare “a debito” solo perché la sua ricarica non è ancora arrivata. Se sai che ha già pagato, aspetta il rapportino prima di scrivergli.

Le schede

⚠ Da risolvere

I casi dubbi, uno per uno. Se non ce ne sono, è tutto a posto.

💳 Saldi clienti

Chi ha quanto credito. Puoi cercare un nome e usare i filtri: Da avvisare (a debito, in esaurimento o in scadenza), Da saldare, In esaurimento. Ogni riga ha il bottone ✉ Mail e la Scheda del cliente con tutti i suoi movimenti.

Centro e Lezioni

Le righe del rapportino e di Acuity, come le ha lette il gestionale. Serve per controllare che sia tutto giusto. Se una lezione l'ha fatta un'altra persona (marito, figlia…) c'è il bottone Cambia intestatario.

📊 Statistiche

I numeri del lavoro: quanto hai fatturato al Centro, quanto resta al netto delle tasse (è una stima: puoi cambiare la percentuale), quanto incassano i clienti, quanto trattiene il Centro, quante persone vengono alle lezioni e quanto sono piene (occupazione). Scegli il periodo in alto: questo mese, mese scorso, ultimi 3 mesi o date a piacere. I numeri contano solo ciò che è già registrato.

Chiusura mese

I totali del mese, il bottone per registrare, la fattura e la chiusura. Qui trovi anche Esporta il report dei saldi (un foglio Excel).

Anagrafica

L'elenco dei clienti: email, telefono, e le correzioni ai nomi. Un cliente che paga fuori dal Centro (contanti) si segna “fuori crediti”; un posto bloccato in Acuity che non è una persona si segna “segnaposto”.

Quando qualcosa non torna

Un nome non viene riconosciuto. Ti propone i clienti più simili: scegli quello giusto, e da quel momento lo riconosce da solo. Se è davvero una persona nuova, puoi crearla da lì.
Un saldo ti sembra sbagliato. Apri la Scheda del cliente: vedi ogni ricarica e ogni lezione con la data. Di solito si capisce subito cosa manca o è doppio.
Il saldo di un cliente è negativo. Può essere vero (ha fatto lezione in attesa di ricaricare) o dovuto a una ricarica non ancora arrivata dal Centro. Controlla prima il rapportino.
Un errore su Acuity (partecipante sbagliato, lezione di troppo): correggilo su Acuity e al prossimo export il gestionale lo vede giusto.
Non sai cosa scegliere in un dubbio. Lascialo e chiedi: non c'è fretta, finché non registri non si scrive niente di definitivo.

Le email ai clienti

Nella scheda Saldi clienti, il bottone ✉ Mail prepara la mail. Scegli a cosa si riferisce: Gyrotonic e gruppo (un riepilogo di tutto), solo Gyrotonic o solo gruppo. L'oggetto e il tono si adattano da soli: se scegli solo Gyrotonic e il credito è finito, la mail dice “il tuo credito Gyrotonic è terminato”; se ha ancora ingressi di gruppo e scegli “Gyrotonic e gruppo”, riceve un normale riepilogo. Vedi l'anteprima, puoi aggiungere una frase tua, e premi Invia ora. La mail parte dal tuo indirizzo info@.

Le cifre sono quelle del registro: registra prima i file caricati, così sono aggiornate.
Se hai già scritto allo stesso cliente per lo stesso motivo negli ultimi 30 giorni, il gestionale ti avvisa: meglio aspettare.
Sotto il bottone vedi sempre l'ultima mail inviata a quel cliente e la data.

Se sbagli qualcosa

Niente panico: quasi tutto si rimedia.

Hai registrato un mese con file sbagliati: nella scheda “Chiusura mese” c'è Storna la registrazione (finché il mese non è chiuso). Annulla tutto con una traccia e puoi ricaricare i file giusti.
Hai già chiuso il mese: non si modifica più. L'errore si corregge con una rettifica nel mese successivo, scrivendo il motivo.
Il registro non si cancella mai: ogni correzione lascia una traccia, ed è giusto così (serve anche per la contabilità).

Hai un dubbio?

Scrivi a Eugenio. Se qualcosa si blocca o appare un messaggio rosso che non capisci, mandagli una foto dello schermo.